¿Qué controla realmente un W-4?
Solo la retención. Tu impuesto del año se calcula en la declaración, a partir de tu ingreso, tu estado civil fiscal, tus deducciones y tus créditos. El W-4 le dice a una empresa cuánto retener contra esa cifra mientras tanto.
Es una estimación hecha por un sistema de nómina que ve un solo empleo. Todo lo que no conoce, un segundo empleo, un cónyuge que trabaja, ingresos por inversiones, deducciones que piensas detallar, hay que escribirlo en el formulario, o la estimación falla en una dirección predecible.
¿Qué hace cada paso del formulario?
Los pasos 1 y 5 son obligatorios para todos. Los tres del medio solo aplican si te corresponden, y el formulario dice que los saltes si no.
- Tu nombre, dirección, número de Social Security y estado civil fiscal.
- Para quien tiene más de un empleo, o declara conjuntamente y su cónyuge también trabaja. Hay tres caminos: el estimador del IRS, la hoja de varios empleos de la página 3, o una casilla cuando en total son exactamente dos empleos.
- Personas a cargo y otros créditos, disponible si tu ingreso total no pasa de 200.000 US$, o de 400.000 US$ en declaración conjunta. Son 2200 US$ por cada hijo que califica menor de 17 años y 500 US$ por cada otra persona a cargo.
- Los ajustes: otros ingresos de los que nadie retiene (a), deducciones por encima de la deducción estándar (b) y una cantidad fija extra a retener de cada cheque (c).
- Tu firma. Sin ella el formulario no vale.
Si tienes más de un empleo, rellena los pasos 3 y 4(b) solo en el formulario del empleo mejor pagado y déjalos en blanco en los demás.
¿Por qué se retiene de menos?
Casi siempre por un segundo ingreso. Cada empresa retiene como si su empleo fuera el único que tienes, así que cada una aplica una deducción estándar completa y te empieza otra vez en el tramo más bajo. Juntas retienen menos de lo que debe el ingreso combinado.
El paso 2 existe justo para eso. La casilla del 2(c) es la solución más rápida y sirve cuando en total son dos empleos; el IRS dice que gana a la hoja de cálculo mientras el empleo peor pagado aporte más de la mitad de lo que aporta el mejor pagado, y que pierde a medida que ambos se separan.
Las otras causas frecuentes son ingresos de los que nadie retiene nada, como intereses, dividendos o pensiones, que van en el paso 4(a); y un bono grande retenido a una tasa fija por debajo de la tuya, que explica la guía de los bonos.
¿Por qué se retiene de más?
Normalmente por un formulario que encajaba el año pasado. Una cantidad extra puesta en el paso 4(c) sigue saliendo hasta que alguien la quita, y un empleo que dejaste a mitad de año deja a la empresa restante reteniendo como si antes no hubieras ganado nada.
Dejar créditos fuera hace lo mismo de forma más discreta. El paso 3 es lo que mete el child tax credit en tu cheque durante el año en vez de en una devolución al final.
¿Cuándo conviene presentar un W-4 nuevo?
Cuando cambia algo por lo que el formulario pregunta: matrimonio, divorcio, un nacimiento o una adopción, un empleo que empieza o termina, un cónyuge que empieza o deja de trabajar, o un cambio real en tus ingresos, tus deducciones o tus créditos.
El IRS sugiere además revisarlo al empezar cada año, y usar su Tax Withholding Estimator si presentas el formulario a mitad de año, esperas trabajar solo una parte del año, o recibes bonos, dividendos o ganancias de capital.
¿Qué pasa si se retiene de menos?
Pagas el saldo al declarar, y a partir de cierto tamaño la diferencia lleva encima una multa por pago insuficiente. Se espera que hayas pagado impuesto estimado en 2026 si vas a deber al menos 1000 US$ después de la retención y los créditos.
La multa se evita de dos formas: que la retención y los créditos cubran el 90 % del impuesto de este año, o que cubran el 100 % del impuesto que figura en la declaración del año pasado. Si tu ingreso bruto ajustado de 2025 pasó de 150.000 US$, o de 75.000 US$ en declaración por separado, esa segunda cifra es el 110 % en vez del 100 %.
Para un hueco descubierto a mitad de año, el paso 4(c) es la palanca, porque añade una cantidad fija a cada cheque que queda sin tocar nada más del formulario.
¿Cómo compruebas tu propia retención?
Compara lo que está saliendo con lo que debe el año. La calculadora de sueldo neto calcula el impuesto anual sobre tu salario, tu estado civil fiscal y tu estado, que es la cifra a la que apunta la retención.
El estimador del IRS es la otra mitad de la comprobación, porque lee tus recibos de pago y modela la retención en sí. Entre los dos, una revisión en enero es todo el mantenimiento que necesita este formulario.